Istoriya.v.ua

Маршрутний лист призначений для фіксування службових поїздок співробітників компаній. Цей документ необхідний водіям, кур'єрам, торговим представникам та іншим працівникам із роз'їзним характером трудової діяльності.

Заповнений належним чином бланк маршрутного листа дозволяє відшкодувати витрати на паливо, проїзд, проживання у відрядженнях. Крім того, він є документом бухгалтерського та податкового обліку підприємства.

Хто має заповнювати маршрутні листи

Маршрутні листи заповнюються співробітниками, робота яких пов'язана з роз'їздами та відрядженнями. До них належать водії, кур'єри, експедитори, торгові представники, бухгалтери, юристи та інші фахівці, яким доводиться часто їздити у робітничих справах. Маршрутні листи їм потрібні, щоб підтвердити витрати на паливо для особистого транспорту чи проїзд громадським транспортом.

Хто має заповнювати такі листи:

• Водії вантажних та легкових автомобілів
• Співробітники кур'єрської служби
• Торгові представники
• Логісти, експедитори
• Бухгалтери, юристи
• Менеджери з продажу

Маршрутні листи використовуються тими, хто їздить у відрядження на власному автотранспорті, а також для оптимізації маршрутів співробітників з метою скорочення витрат компанії на їхнє пересування.

Форма маршрутного листа та порядок його заповнення затверджуються в обліковій політиці кожної організації. У ньому також прописується, з якою періодичністю документ має складатися: щоденно, щотижня чи щомісяця.

Правила заповнення бланка маршрутного листа

Оскільки затвердженої форми маршрутного листа немає, кожна організація має право самостійно розробити бланк документа.Однак при його заповненні слід дотримуватись основних правил діловодства та враховувати особливості «маршрутного листа» як первинного документа бухгалтерського та податкового обліку.

По-перше, маршрутний лист повинен складатися у двох примірниках, один із яких передається до бухгалтерії, а другий залишається у співробітника. Його не потрібно завіряти печаткою, оскільки він належить до внутрішнього документообігу.

По-друге, у маршрутному листі обов'язково повинні бути відображені всі робочі поїздки співробітника в суворій послідовності, із зазначенням цілей та посиланнями на первинні документи, що підтверджують.

По-третє, крім даних про поїздки необхідно внести основні реквізити самого документа: дату, найменування організації, ПІБ та посаду співробітника.

Маршрутний лист може бути оформлений як у звичайному аркуші паперу формату А4, і на фірмовому бланку підприємства. Головне, щоб він містив усю необхідну інформацію.

До заповненого маршрутного листа потрібно додати документи, що підтверджують: квитанції, чеки тощо. Після перевірки бухгалтерією та підписання керівництвом він стане підставою для відшкодування співробітнику понесених витрат.

Заповнюючи маршрутний лист важливо пам'ятати, що це офіційний фінансовий документ, який може бути запросений податковими органами для перевірки. Тому до його оформлення необхідно ставитись уважно та відповідально.

Необхідні реквізити у маршрутному листі

Оскільки уніфікованої форми маршрутного листа немає, організації вправі самостійно визначати його реквізити. Тим не менш, є низка обов'язкових елементів, які мають бути присутніми в будь-якому зразку маршрутного листа як документа бухгалтерського та податкового обліку:

• Назва організації
• Дата складання
• Прізвище, ім'я та по батькові співробітника
• Посада співробітника
• Цілі досконалих поїздок
• Послідовність поїздок із зазначенням адрес

Також рекомендується вказувати державний реєстраційний номер транспортного засобу, марку автомобіля та ПІБ водія, якщо йдеться про маршрутний лист водія.

Всі записи в маршрутному листі повинні бути максимально повними та містити посилання на первинні документи, що підтверджують – чеки, квитанції, проїзні квитки. Це дозволить за потреби повною мірою обґрунтувати вироблені витрати.

Крім основних реквізитів, маршрутний лист може містити додаткову інформацію залежно від цілей його використання. Наприклад, дані про пройдений кілометр, витрату палива, скоєні зупинки і т.д.

Заповнений належним чином маршрутний лист з необхідними реквізитами є вагомим документом, що підтверджує, для бухгалтерії при розрахунках з підзвітною особою і для податкової при перевірках.

Організаціям слід чітко прописати вимоги до заповнення маршрутних листів в обліковій політиці, щоб уникнути розбіжностей із контролюючими органами надалі.

Порядок узгодження та затвердження маршрутного листа

Після заповнення співробітником маршрутний лист проходить кілька етапів узгодження та затвердження всередині організації. Від того, як цей процес налагоджений, залежить оперативність відшкодування витрат працівникам.

Насамперед заповнений маршрутний лист необхідно передати до бухгалтерії підприємства. Фахівці бухгалтерської служби ретельно перевіряють правильність його оформлення та наявність усіх обов'язкових реквізитів.

Особлива увага приділяється доданим документам, що підтверджують: чекам, квитанціям, проїзним квиткам.Вони повинні відповідати зазначеним у маршрутному листі поїздкам за датами, маршрутами, сумами.

Після перевірки маршрутний лист візується бухгалтером, який проводитиме розрахунок сум компенсації та податкових відрахувань. На цьому етапі документ може бути повернений на доопрацювання у разі виявлення помилок чи порушень.

Наступним кроком є ​​затвердження маршрутного листа керівником організації. Зазвичай при цьому потрібно складання супровідного документа – доповідної, службової записки чи іншого внутрішнього акта.

Після підписання першою особою маршрутний лист набуває юридичної сили та стає підставою для здійснення виплат працівникові. Бухгалтерія розраховує суми відшкодування та здійснює відповідні операції.

Затверджені маршрутні листи з оригіналами документів, що підтверджують, підлягають строгому зберіганню в бухгалтерії організації у встановлені законодавством терміни.

Конкретної форми, затвердженої законодавством, для маршрутного листа немає. Достатньо дотримання низки правил при оформленні плану поїздки, щоб перевіряльники не повернули запит назад. Для складання документа потрібно:

1. Уточнити вимоги Візового кодексу Шенгенська зона.
2. Визначити країни, регіони та список населених пунктів, які планується відвідати.
3. Відвести на кожне місце термін, протягом якого передбачається перебувати.
4. Встановити список готелів для зупинки та відпочинку з уточненням тривалості перебування. Рекомендується відразу ж отримати бронь, що все ж таки не є обов'язковим, всупереч запевненням туристичних «фахівців».

Важливо! Неприпустима наявність помарок чи помилок. У маршрутному листі мають бути відображені лише достовірні відомості. Рекомендується перекласти зміст документа англійською мовою або державною мовою країни відвідування.

Що являє собою маршрутний лист

Якщо говорити просто, маршрутний лист – це план майбутній поїздки. У його змісті прописується інформація, як і як буде переміщатися іноземний громадянин під час подорожі територією країн Шенгенської зони, де він буде зупинятися і які місця відвідувати. Він може бути оформлений як таблиця з додатком роздрукованої карти або як звичайний список населених пунктів із зазначенням дат.

Для чого потрібний план поїздки

Маршрутний лист необхідний при зверненні до консульства країни Шенгенської зони на придбання візи. Він є обов'язковим як при подорожі літаком для відвідування кількох країн, так і при поїздці на власному автомобілі. У другому випадку план має бути розписаний максимально детально. Маршрутний лист призначений для виконання кількох завдань:

• його основна роль полягає в контролі іноземних громадян, які перебувають біля держав Шенген. Цей документ може допомогти оперативно розшукати людину у разі необхідності;
• друга функція маршрутного листа – перевірка на відповідність мети запланованої поїздки та оформлюваної візи. Наприклад, якщо людина подала запит на дозвіл на туризм, план поїздки повинен підтверджувати це. Співробітники консульства повинні побачити, що заявник має намір відпочити, а не незаконно влаштуватися на роботу;
• ще один пункт стосується інтересів мандрівника.Наявність конкретного плану поїздки дозволяє спростити процес прийняття рішення: коли сходити на пляж, який день відвідати історичну пам'ятку/ресторан/виставку.

Щоб у співробітника консульства не виникло сумнівів у частині, що стосується невідповідності реальної мети відвідування зазначеної у заяві, важливо дотримуватись правил складання маршрутного листа.

Що вказують у аркуші

При оформленні плану поїздки для візи у змісті слід зазначити:

• персональні відомості про заявника: прізвище, ім'я та по батькові, реквізити закордонного паспорта та термін його дії. За наявності попутників потрібно вказати та їх дані;
• інформація про транспортний засіб – марка, реєстраційний номер (якщо поїздка пройде автомобілем);
• перелік населених пунктів або значущих місць, які планується відвідати під час подорожі із зазначенням дат: початку поїздки, перетину кордонів, зупинок;
• список готелів, де заявник зупинятиметься для відпочинку, з уточненням тривалості перебування;
• підпис.

Додатково рекомендується додати роздруковану карту, де від руки виділено передбачуваний маршрут. Достатньо буде додати стандартний лист. Головна умова – чіткість найменувань міст та регіонів.

Увага! Якщо планується відвідати інші країни, що не входять до складу Шенгенської зони, не потрібно прописувати в аркуші маршрут їхньою територією. Потрібно лише вказати дату та пункт в'їзду назад.

Зразок маршруту

Форма маршрутного листа для шенгенської візи може бути будь-яка – Головне, щоб вся інформація адекватно сприймалася. Для повнішого розуміння варто розібрати поїздку на територію Польщі з використанням власного транспортного засобу.В'їзд до Шенгенської зони відбудеться 15 січня – з цієї дати і починається маршрутний лист. Ось стандартний маршрутний лист для шенгенської візи – зразок, що оформляється у вигляді таблиці:

Дата в'їзду.	Дата виїзду.	Пункт прибуття.	Місце проживання.
15.01.2020.	18.01.2020.	Польща місто Варшава.	Nowy Świat 15, Середмістя, 01-245, Варшава, Польща.
18.01.2020.	24.01.2020.	Польща, місто Краків.	Rakowicka 45, Старе місто, 30-210, Краків, Польща.
24.01.2020.	27.01.2018.	Польща, місто Велічки.	Narutowicza 64, 30-010, Велічки, Польща.

Документ може виглядати і трохи інакше. Докладніший зразок плану поїздки для шенгенської візи виглядає так:

Довідка! Однією з головних умов є дотримання терміну дії шенгенської візи. Цей період має збігатися з датою перетину кордону Росії, тому його рекомендується вказати у змісті документа.

Висновок

Маршрутний аркуш для візи до країн Шенгенської зони потрібний, якщо планується поїздка автомобілем або подорож одразу до кількох держав. При оформленні плану слід детально розписати місця відвідування, зупинки та дати перебування. Аркуш – це офіційний документ, тому неприпустима наявність помилок чи помарок.

Документ складається у довільній формі – конкретного зразка немає. І все ж таки краще скористатися стандартним варіантом – таблиця з додатком маршрутної картки для візи Шенген.

Під час підготовки своєї першої самостійної подорожі багато хто стикається з тим, що в консульствах від них вимагає такі документи, про які вони раніше нічого не чули. Одним із таких документів є маршрутний лист подорожі.

Так що ж уявляє собою маршрутний лист і як його скласти? Нижче наведено зразок маршрутного листа, а також приклади зразків листів у готелі, зразки довідок з місця роботи та з банку та зразок спонсорського листа.

Маршрутний лист

Маршрутний лист необхідний лише при поїздці автомобілем. Цей документ ніяк не регламентований і складається у вільній формі.

Враховуючи, що вам доведеться проїжджати через декілька країн, то консульству необхідно зрозуміти, наскільки правомочним є звернення за візою саме до них.

З поданого маршрутного листа стає ясно, скільки днів ви проведете в кожній країні. Він має покривати весь термін перебування у шенгенській зоні.

Що має бути зазначено у маршрутному листі:

1. Дати зупинки в готелі (вказується з якого за скільки)
2. Країна та місто розташування даного готелю
3. Назва готелю, включаючи його повну адресу та телефон

Цей перелік не є обов'язковим. Ви можете додати інші поля, які вважаєте за потрібні, або прибрати будь-які з існуючих. Ми використовуємо такий формат маршрутного листа понад 5 років, і жодного разу він не викликав жодних запитань.

Найзручнішою формою представлення даних у маршрутному листі вважаємо таблицю як найбільш наочну. Але це теж не обов'язково, ви можете використати будь-яку іншу.

Нижче наводимо зразок маршрутного листа.

Зразок маршрутного листа

14.07 – 15.07 (субота-неділя)	Польща, Święcice	Hotel Święcice Адреса: Wiosenna 1 Święcice, 05-860 Польща Телефон: +48227210061 E-mail: [email protected]
15.07 – 16.07 (Неділя-понеділок)	Німеччина, Потсдам	Pension am Tiefen See Адреса: Berliner Strasse 58 Potsdam, 14467 Німеччина Телефон: +49 (0) 331 24 02 22 E-mail: [email protected]
16.07 – 19.07 (понеділок-четвер)	Франція, Страсбург	Hotel Le Petit Trianon Адреса: 8, Petite Rue De La Course Strasbourg, 67000 Франція Телефон: +33388326397 E-mail: [email protected]
19.07 – 21.07 (четвер-субота)	Франція, Авіньйон	Cube Hotel Адреса: Impasse Rhône Villeneuve Les Avignon, 30400 Франція Телефон: +33490255229 E-mail: [email protected]
21.07 – 23.07 (субота-понеділок)	Німеччина, Дрезден	B&B Hotel Dresden Адреса: Weißeritzstr. 10 Німеччина Телефон: +49 (0) 351 65 23 60 E-mail: [email protected]

Листи в готелі

При бронюванні готелю на сайті одного з онлайн агентств, таких як Яндекс.Подорожі, ви отримаєте підтвердження. Це підтвердження видається системою автоматично. Деякі консульства для отримання візи вимагають підтвердження безпосередньо від готелю. Причому вимагають, щоб підтвердження було надіслано факсом, а не електронною поштою, на фірмовому бланку готелю.

Для цього вам доведеться безпосередньо зв'язатися з готелем та попросити його надіслати це підтвердження. Якщо ви поясните, що вам потрібно, це може значно прискорити справу. Далеко не у всіх готелях розуміють навіщо потрібне підтвердження і як воно має виглядати.

Нижче наведено зразок тексту такого листа в готель із проханням надіслати підтвердження про бронювання.

Оригінал листа російською мовою

Шановний пане/ Шановна пані, Я забронював номер у вашому готелі через систему бронювання www.booking.com. Ім'я: (Вказати своє ім'я, наприклад: Сидоров Петро) Тип кімнати: (Вказати тип кімнати, наприклад: одномісний номер) Дата прибуття: (вказати дату заїзду) Дата виїзду: (вказати дату виїзду) Будь ласка, надішліть мені підтвердження броні з печаткою та підписом готелю факсом та на e-mail. Мій факс: +7 (123) 456 78 90 Мій e-mail: [email protected] Мені потрібне це підтвердження для оформлення візи. Будь ласка, вкажіть моє ім'я (або імена) у підтвердженні резервування: Ім'я: (наприклад: Сидоров Петро) Ім'я: (наприклад: Сидорова Анна) Дякую за допомогу. З повагою, ваше ім'я. 

Лист англійською мовою

Dear Sir/Madam, я маю відвідини в вашому місті за адресою www.booking.com: Guest name: (Вказати своє ім'я, наприклад: Sidorov Petr) Room: (Вказати тип кімнати, наприклад: single room) Arrival: (вказати дату заїзду) Departure: (вказати дату виїзду) Повідомляйте, що ви хотіли, щоб я запевнив мою реєстрацію з листом і підписом до faxу і до електронної пошти. My fax number is: +7 (123) 456 78 90 Мій e-mail: [email protected] Вам потрібна ця confirmation для нашої application. Please indicate (вказати потрібну кількість імен) назви в цій реєстрації confirmation: Guest name: (Вказати друге ім'я, наприклад: Sidorova Anna) Guest name: (Вказати третє ім'я, наприклад: Sidorov Ivan) Thank you for cooperation. Best regards, (вказати своє ім'я).

Лист німецькою мовою

Sehr geehrte Damen und Herren, їх буде з Hilfe der Webseite www.booking.com ein Zimmer in Ihrem Hotel reserviert. Name des Gastes: (Вказати своє ім'я, наприклад: Sidorov Petr) Zimmertype: (Вказати тип кімнати, наприклад: single room) Anreise: (вказати дату заїзду) Abreise: (вказати дату виїзду) Zimmerpreis: (вказати ціну за номер) Könnten Sie mir bitte eine Buchungsbestätigung per Fax und per e-mail senden? Mein Fax: +7 (123) 456 78 90 Mein e-mail: [email protected] Bitte schreiben Sie alle Namen von unserer Gruppe in dieser Bestätigung: Name des Gastes: (Вказати друге ім'я, наприклад: Sidorova Anna) Name des Gastes: (Вказати третє ім'я, наприклад: Sidorov Ivan) Vielen Dank für die Mitarbeit. Mit besten Grüßen, (вказати своє ім'я).

Зразки довідок для отримання візи

Поряд із іншими документами вас попросять надати докази особистої фінансової кредитоспроможності. Такими доказами є довідка з банку про стан банківського рахунку та довідка з місця роботи із зазначенням розміру окладу.

Довідка з місця роботи

Довідка з місця роботи обов'язково має бути надрукована на фірмовому бланку підприємства. У шапці бланка повинні бути вказані реквізити Вашої фірми, адреса та телефони.

Що має бути зазначено у довідці з місця роботи:

1. Ваша посада
2. Ваш оклад чи дохід на місяць
3. Підпис директора
4. Підпис бухгалтера
5. Завірена круглою печаткою фірми

Довідка складається російською мовою. Нижче наведено зразок тексту довідки з місця роботи.

ДОВІДКА Видана Сидорову Петру Івановичу у тому, що він справді працює у ВАТ "Роги та Копита" з "01" січня 2000 року до теперішнього часу на посаді начальника транспортного цеху Розмір заробітної плати становить. 50000 (п'ятдесят тисяч) рублів на місяць. На період з "01" травня 2013 року до "15" травня 2013 року Сидорову П.І. надано відпустку із збереженням робочого місця. Довідка видана за місцем вимоги "22" квітня 2013 року Директор ВАТ "Роги та Копита"

Довідка із банку

Довідка із банку містить інформацію про залишок коштів на рахунку на певну дату. Довідка повинна бути підписана співробітником банку і засвідчена круглою печаткою.

Що має бути зазначено у довідці з банку:

1. Дані про власника рахунку
2. Реквізити рахунку
3. Реквізити банку
4. Підпис співробітника банку
5. Завірена круглою печаткою банку

Довідка може бути складена як російською, так і англійською (необхідну мову уточнюйте в консульстві).Нижче наведено зразок тексту довідки з банку.

ДОВІДКА ВАТ "Сбербанк Росії" підтверджує наявність за станом 25.04.2013 на ім'я Пупкіна Василя Петровича, паспорт громадянина РФ №1234 567890 виданий 13 відділенням міліції м.Урюпінська 01 квітня 2005 року, чинного вкладу у валюті3 - Россі. Сума залишку коштів за рахунком 50 000 (п'ятдесят тисяч) рублів 00 копійок. Довідку надано за місцем вимоги. "25" квітня 2013 року Керівник відділення №123123 _______________ Кутков М.М. "25" квітня 2013 року

Спонсорський лист

Спонсорський лист може знадобитися, коли необхідно зробити візу на неповнолітню дитину (домогосподарку, пенсіонера, яка тимчасово не працює і т.д.). Або якщо у когось відсутня необхідна сума на банківському рахунку.

Спонсорський лист пишеться у вільній формі. Його можна друкувати на принтері або написати від руки.

У кожному консульстві можуть бути свої вимоги до того, хто може виступати спонсором. Загальні ж рекомендації такі:

1. Виступати як спонсор бажано найближчим родичам
2. Виступати як спонсор бажано тим, хто їде в одну поїздку
3. На рахунку спонсора має бути сума, достатня для забезпечення поїздки обох туристів

Приклад спонсорського листа:

СПОНСОРСЬКА ЗАЯВА Я, Столипін Михайло Степанович (вкажіть П.І.Б. спонсуючої особи), паспорт 12 №345678, гарантую оплату всіх витрат, пов'язаних з туристичною поїздкою мого сина (дружини, дочки, сестри, матері та ін.) Столипіна Степана Михайловича (вкажіть П.І.Б. спонсорованої особи), паспорт 98 №765432, до Бельгії (вкажіть країну поїздки) з 01.05.2013 року (дата початку поїздки) по 15.05.2013 року (дата закінчення поїздки). "25" квітня 2013 року

До спонсорського листа додається довідка з місця роботи спонсуючої особи на фірмовому бланку організації.

Інші статті в цьому розділі:

• Штрафи за телефонну розмову за кермом у Європі
• Протяжність автомагістралей у Європі
• Телефонні номери екстрених служб у Європі
• Вимоги до використання фар ближнього світла в Європі
• Використання відеореєстраторів у Європі
• Обмеження швидкості в Європі