Завдання: зробити в осередку D2 список, що випадає, щоб користувач міг вибирати імена зі списку (стовпець А). Якщо потрібного імені немає в списку, то користувач може ввести нове ім'я прямо в комірку D2 – воно автоматично додасться до стовпця А і почне відображатися у списку, що випадає в майбутньому.
Список, що випадає, з автоматичним додаванням відсутніх елементів
Крок 1. Створюємо іменований діапазон
Спочатку створимо іменований діапазон, що вказує на заповнені іменами осередки в стовпці А – скільки б імен у списку не було. Для цього тиснемо на вкладці Формули (Formulas) кнопку Диспетчер імен (Name Manager) і потім Створити (New).
Вводимо ім'я діапазону (припустимо, People) та в рядок Посилання (Reference) вводимо таку формулу: =ЗМІЩ(Лист1!$A$1;0;0;РАХУНОК(Лист1!$A$1:$A$24);1) . в англійській версії Excel це буде: =OFFSET(Лист1!$A$1;0;0;COUNTA(Лист1!$A$1:$A$24);1) . Ця формула посилається на всі заповнені осередки в стовпці А, починаючи з А1 і до кінця – до останнього імені.
Крок 2. Створюємо список, що випадає в осередку
Виділяємо комірку D2 і тиснемо на вкладці Дані (Data) кнопку Перевірка даних (Data Validation). Далі вибираємо з списку, що випадає Тип даних (Allow) позицію Список (List) і вводимо в рядок Джерело (Source) посилання на створений на кроці 1 іменований діапазон (не забудьте перед ім'ям діапазону поставити знак рівності!):
Не забудьте перед ім'ям діапазону встановити знак рівності!
Щоб Excel дозволив нам у майбутньому ввести в список та нові імена, знімемо галочки на вкладках Повідомлення для введення (Input Message) та Повідомлення про помилку (Error Alert) та натиснемо ОК. Тепер у нас є список, що випадає в осередку D2. Причому якщо, наприклад, вручну дописати нове ім'я в стовпці А, воно автоматично з'явиться у списку, що випадає в комірці D2, оскільки імена беруться з динамічного діапазону People , який автоматично відстежує зміни в стовпці А.
Крок 3. Додаємо простий макрос
Клацаємо правою кнопкою миші по ярлику нашого аркуша і вибираємо Початковий текст (View Source). Відкриється модуль аркуша у редакторі Visual Basic, куди треба ввести такий код:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub If Target.Address = "$D$2" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf(Range("People"), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Додати введене ім'я " & Target & " у список, що випадає?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("People").Cells(Range("People").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) Dim lReply As Long If Target.Cells.Count > 1 Then Exit Sub If Target.Address = "$D$2" Then If IsEmpty(Target) Then Exit Sub If WorksheetFunction.CountIf( "People"), Target) = 0 Then lReply = MsgBox("Додати введене ім'я " & Target & " у випадаючий список?", vbYesNo + vbQuestion) If lReply = vbYes Then Range("People").Cells(Range(" Люди").Rows.Count + 1, 1) = Target End If End If End If End Sub
Якщо ваш список, що випадає, знаходиться не в комірці D2 або ви назвали діапазон з іменами не People, а якось ще, то підправте ці параметри в макросі на свої. Все! Тепер при спробі ввести нове ім'я в комірку D2 Excel буде запитувати і при ствердній відповіді користувача автоматично додавати нове ім'я до списку в стовпці А і в список, що випадає, в комірку D2.
Excel запитуватиме і при ствердній відповіді користувача автоматично додаватиме нове ім'я
У Excel є кілька корисних функцій, які дозволяють заощадити час та підвищити продуктивність повсякденної роботи.
Одна з таких корисних (і менш відомих) функцій Настроювані списки в Excel.
Тепер, перш ніж я перейду до створення та використання списків, що настроюються, дозвольте мені спочатку пояснити, що в цьому такого хорошого.
Припустимо, вам потрібно ввести числа та назви місяців із січня по грудень у стовпець. Як би це ти зробив? І ні, робити це вручну – не варіант.
Один із найшвидших способів — помістити січень у осередок, лютий у сусідній осередок, а потім використовувати маркер заповнення для перетягування та дозволити Excel автоматично заповнити інше. Excel досить розумний, щоб зрозуміти, що ви хочете заповнити наступний місяць у кожному осередку, в який ви перетягуєте маркер заповнення.
Назви місяців досить загальні, тому вони доступні в Excel за промовчанням.
Але що, якщо у вас є список назв відділів (або імен співробітників або назв продуктів), і ви хочете зробити те саме.Замість того, щоб вводити їх вручну або копіювати та вставляти, ви хочете, щоб вони з'являлися чарівним чином, коли ви використовуєте маркер заповнення (так само, як назви місяців).
Ви також можете це зробити.
… використовуючи Настроювані списки в Excel
У цьому уроці я покажу вам, як створювати власні списки в Excel і як використовувати їх для економії часу.
Як створювати власні списки в Excel
За замовчуванням в Excel вже є кілька попередньо завантажених списків, які можна використовувати для економії часу.
Наприклад, якщо ви введете «Пн» в один осередок «Вт» у сусідньому осередку, ви можете використовувати дескриптор заповнення для заповнення решти днів. Якщо ви розширите виділення, продовжуйте перетягувати і він повториться і знову дасть вам назву дня.
Нижче наведені списки, що настроюються, які вже вбудовані в Excel. Як бачите, це в основному назви днів та місяців, оскільки вони фіксовані та не зміняться.
Тепер припустимо, що ви хочете створити список відділів, які вам часто потрібні в Excel, ви можете створити власний список. Таким чином, наступного разу, коли вам доведеться зібрати всі назви відділів в одному місці, вам не доведеться копатися в старих файлах. Все, що вам потрібно зробити, це ввести перші два у списку та перетягнути.
Нижче наведено кроки зі створення власного списку, що настроюється в Excel:
- Перейдіть на вкладку Файл.
- Клацніть Параметри. Відкриється діалогове вікно «Параметри Excel».
- Натисніть опцію Advanced на лівій панелі.
- У розділі «Загальні» натисніть кнопку «Змінити списки, що настроюються» (можливо, вам доведеться прокрутити вниз, щоб перейти до цього параметра).
- У діалоговому вікні «Списки, що настроюються» імпортуйте список, вибравши діапазон комірок, що містять список. Крім того, ви також можете ввести ім'я вручну в полі List Entries (через кому або кожне ім'я в новому рядку)
- Натисніть Додати
Як тільки ви натиснете «Додати», ви помітите, що ваш список тепер стає частиною списків, що налаштовуються.
Якщо у вас є великий список, який ви хочете додати до Excel, ви можете також використовувати параметр «Імпорт» у діалоговому вікні.
Порада від професіонала: Ви також можете створити іменований діапазон і використовувати цей іменований діапазон для створення налаштованого списку. Для цього введіть ім'я іменованого діапазону в полі «Імпортувати список із осередків» та натисніть «OK». Перевага цього полягає в тому, що ви можете змінити або розширити іменований діапазон, і він буде автоматично налаштований як список, що настроюється.
Тепер, коли у вас є список у бекенді Excel, ви можете використовувати його так само, як ви використовуєте числа або назви місяців з автозаповненням (як показано нижче).
Хоча чудово мати можливість швидко отримати ці назви користувача в Excel простим перетягуванням, є дещо ще більш цікаве, що ви можете робити з списками користувача (про це наступний розділ).
Створіть власні критерії сортування за допомогою настроюваних списків
У списках, що настроюються, чудово те, що ви можете використовувати їх для створення власних критеріїв сортування. Наприклад, припустимо, що у вас є набір даних, показаний нижче, і ви хочете відсортувати його за параметрами "Високий", "Середній" та "Низький".
Ви не можете це зробити!
Якщо ви відсортуєте в алфавітному порядку, він змінить алфавітний порядок (він дасть вам високий, низький та середній, а не високий, середній та низький).
Ось де справді сяють індивідуальні списки.
Ви можете створити власний список елементів, а потім використовувати їх для сортування даних. Таким чином, ви отримаєте всі високі значення разом угорі, за якими йдуть середні та низькі значення.
Перший крок – створити власний список (високий, середній, низький), використовуючи кроки, показані в попередньому розділі (Як створювати власні списки в Excel‘).
Після того, як ви створили список, що настроюється, ви можете використовувати наступні кроки для сортування на його основі:
- Виберіть весь набір даних (включаючи заголовки)
- Перейдіть на вкладку "Дані".
- У групі «Сортування та фільтр» клацніть значок «Сортування». Відкриється діалогове вікно «Сортування».
- У діалоговому вікні «Сортування» виберіть такі параметри:
- Сортувати по стовпцю: пріоритет
- Сортування: значення осередків
- Порядок: спеціальні списки. Коли відкриється діалогове вікно, виберіть критерії сортування, які потрібно використовувати, а потім натисніть OK.
- Натисніть кнопку ОК.
Вищезазначені кроки миттєво відсортують дані, використовуючи список, який ви створили та використовували як критерії при сортуванні (високий, середній, низький у цьому прикладі).
Зверніть увагу, що вам не обов'язково спочатку створювати список, що настроюється, щоб використовувати його при сортуванні. Ви можете використовувати описані вище кроки, а на кроці 4, коли відкриється діалогове вікно, ви можете створити список у цьому діалоговому вікні.
Деякі приклади використання списків, що настроюються
Нижче наведено деякі з випадків, коли створення та використання списків, що настроюються, може заощадити ваш час:
- Якщо у вас є список, який потрібно ввести вручну (або скопіювати та вставити з іншого джерела), ви можете створити власний список і використовувати його замість цього. Наприклад, це можуть бути назви відділів у вашій організації, назви продуктів або регіонів/країн.
- Якщо ви є вчителем, ви можете скласти список імен своїх учнів. Таким чином, коли ви ставитимете їм оцінку наступного разу, вам не потрібно буде турбуватися про те, щоб ввести імена учнів вручну або скопіювати їх з іншого аркуша. Це також знижує ймовірність помилок.
- Коли потрібно відсортувати дані на основі критеріїв, які не вбудовані в Excel. Як описано в попередньому розділі, ви можете використати власні критерії сортування, створивши власний список в Excel.
Microsoft Word — один із найпоширеніших текстових редакторів, який дозволяє створювати та форматувати вміст документів. Важливим елементом при роботі з текстом є автоматичні списки, які допомагають структурувати інформацію та роблять її більш зрозумілою для читача.
Створення автоматичних списків у Microsoft Word – дуже проста та зручна дія. Ви можете легко впорядкувати елементи у списку, додати або видалити пункти, а також змінити порядок. У Word є два види автоматичних списків: нумерований список і маркований список.
Нумерований список надає пунктам числові позначення, у той час як маркований список використовує маркери, такі як крапки, зірочки або квадратики.Створення автоматичного списку просто: встановіть курсор у потрібному місці, натисніть кнопку відповідного списку панелі інструментів і почніть писати елементи списку.
Як створювати автоматичні списки в Microsoft Word
Microsoft Word надає зручні інструменти для створення автоматичних списків, що дозволяє організувати інформацію більш чітко та систематично. У статті розглянемо кілька способів створення таких списків.
1. Використання маркованого списку (булітів)
Для створення маркованого списку необхідно виділити потрібний текст (або встановити курсор на потрібну позицію в документі) і натиснути кнопку «Маркований список» на панелі інструментів. Після цього виберіть один із встановлених стилів маркерів або налаштуйте свій власний стиль.
2. Створення нумерованого списку
Для створення нумерованого списку аналогічно виділіть потрібний текст або встановіть курсор на потрібну позицію. Потім натисніть кнопку «Нумерований список» на панелі інструментів та виберіть стиль нумерації.
- Уважно стежте за оформленням списків, щоб вони були легко читальними та послідовними.
- Ви можете змінювати стиль маркерів або нумерації будь-якої миті, просто виділивши список і вибравши інший стиль.
- Щоб вставити додатковий пункт у список, просто натисніть клавішу Enter на клавіатурі після останнього пункту.
3. Створення багаторівневого списку
Microsoft Word також дозволяє створювати багаторівневі списки, щоб організувати ієрархічно інформацію. Для створення такого списку виділіть потрібний текст або встановіть курсор на потрібну позицію. Потім натисніть кнопку «Багаторівневий список» на панелі інструментів та виберіть відповідний стиль.
- При необхідності ви можете додати підрівні, натиснувши клавішу «Enter» на клавіатурі всередині пункту списку.
- Вибравши пункт списку, можна встановити бажаний стиль маркера або нумерації для кожного рівня.
Створення автоматичних списків у Microsoft Word може значно спростити організацію інформації та зробити документ більш структурованим та зрозумілим.
Початок роботи з автоматичними списками
Для початку роботи з автоматичними списками в Microsoft Word вам необхідно створити новий документ або відкрити існуючий.
Коли ви знаходитесь в потрібній позиції, виберіть потрібний тип списку. Щоб створити нумерований список, натисніть кнопку «Нумерований список» у панелі інструментів або використовуйте клавіші Ctrl+Shift+L, щоб створити маркований список. Використовуйте клавіші Ctrl+Shift+U.
Після вибору типу списку ви можете почати вводити елементи списку: Щоб додати елемент, натисніть клавішу «Enter» після кожного елемента, який автоматично перейде на новий рядок і продовжить нумерацію або маркування.
Крім того, ви можете використовувати додаткові функції для форматування автоматичних списків. Наприклад, можна додати вкладені списки, змінити стиль і формат нумерації або маркування, а також налаштувати відступи та міжрядкові інтервали.
Створення пронумерованих списків
Для створення пронумерованого списку Word можна використовувати кілька способів.Один із них — це використання кнопки «Список» на панелі інструментів. Клацнувши на цю кнопку, відкриється меню, в якому можна вибрати необхідний стиль нумерації: числову, літерну або римську.
Інший спосіб створення пронумерованого списку – це використання клавіш Tab та Shift+Tab на клавіатурі. При натисканні на клавішу Tab Word автоматично вставить наступну цифру нумерації. Щоб повернутися до попереднього рівня нумерації, потрібно натиснути клавішу Shift+Tab.
Додаткові параметри форматування пронумерованого списку можна налаштувати в меню Формат – Параграф. Тут можна змінити тип нумерації (наприклад, використовувати римські цифри), відстань між номерами списку та текстом, а також вибрати стиль відступів.
Створення маркованих списків
Щоб створити маркований список у Word, перейдіть до тексту, який потрібно використовувати як список, і виберіть вкладку «Маркувати» на панелі інструментів. Потім виберіть один із запропонованих символів або іконок як маркер або за бажання настройте свій власний маркер.
- Вставка маркерів у марковані списки дозволяє організувати інформацію
- Вибір індивідуального маркера дає вам можливість надати списку унікальний вигляд
- Маркований список у Word створює документ більш читабельним та зрозумілим
- Виділення тексту та використання функції «Маркувати» — швидкий спосіб створити список
Далі можна додавати елементи списку шляхом натискання клавіші «Enter» після кожного елемента і автоматично створюватиметься новий маркований пункт. Якщо ви хочете зробити підпункт, перейдіть всередину списку і натисніть клавішу Tab. Для виходу з підпункту використовуйте клавішу Shift+Tab.
Використовуючи функцію маркованого списку, ви можете організувати інформацію в документі таким чином, щоб вона була легко сприйнята та зрозуміла для інших користувачів. Створення маркованих списків у Microsoft Word допомагає структурувати документ і зробити його більш читабельним та наочним.
Як використовувати автоматичні списки в Microsoft Word
Microsoft Word пропонує зручний інструмент створення автоматичних списків, якими можна легко організувати інформацію в документі. Цей функціонал дозволяє користувачам не лише створювати структуровані списки, а й змінювати їх форматування відповідно до потреб.
Щоб використовувати автоматичні списки в Microsoft Word, вам потрібно лише вибрати текст, який ви хочете перетворити в список, і застосувати відповідну опцію. Програма пропонує два основних типи списків: марковані та нумеровані.
Марковані списки:
Марковані списки створюються за допомогою символів, таких як крапки, кружечки або інші геометричні фігури, які допомагають візуально розділити елементи списку. Щоб створити маркірований список, перейдіть до тексту та натисніть кнопку «Маркований список» на панелі інструментів. Програма автоматично перетворює виділений текст на список з маркерами.
Нумеровані списки:
Нумеровані списки створюються за допомогою числових або літерних маркерів, що дозволяє чітко організувати елементи списку в порядку зростання. Щоб створити нумерований список, виберіть текст та натисніть кнопку «Нумерований список» на панелі інструментів. Програма автоматично перетворює виділений текст на список з номерами або літерами.
Крім вибору типу списку, Microsoft Word пропонує й інші опції налаштування його зовнішнього вигляду. Ви можете змінювати відступи, шрифт, колір та розмір маркерів, а також додавати додаткові рівні вкладеності. Ці функції дозволяють створювати професійно оформлені списки, які організовують інформацію, як вам потрібно.
Використання автоматичних списків у Microsoft Word допомагає зробити документи більш структурованими та зрозумілими. З їх допомогою можна легко організувати інформацію, створювати інструкції, робити список завдань або просто структурувати текст. Такий підхід дозволяє заощадити час та покращити візуальне сприйняття документів.
У результаті використання автоматичних списків у Microsoft Word — це простий та ефективний спосіб упорядкувати інформацію в документі та зробити його зручнішим для читання та роботи.
Додавання елементів до автоматичного списку
У Microsoft Word є зручна функція, що дозволяє створювати автоматичні списки. Це дуже корисно під час роботи з великим обсягом інформації, коли вам необхідно організувати елементи в певному порядку. Щоб додати новий елемент до автоматичного списку, потрібно виконати кілька простих кроків.
Перед тим, як почати додавати елементи, переконайтеся, що документ знаходиться в режимі редагування тексту. Потім виберіть місце, куди потрібно додати новий елемент списку. Щоб розпочати автоматичний список, натисніть клавішу Enter на клавіатурі.
Одним із варіантів додавання елементів є використання маркованого списку. Щоб додати новий елемент до маркованого списку, просто наберіть текст елемента, а потім натисніть клавішу Enter. Word автоматично продовжить нумерацію елементів.
Якщо ви хотіли б використовувати нумерований список, також є простий спосіб додати новий елемент. Просто наберіть текст елемента та натисніть клавішу «Enter». Word автоматично продовжить нумерацію, додавши номер наступного списку.
Зміна зовнішнього вигляду автоматичних списків
По-перше, можна змінити стиль списку. Word пропонує кілька визначених стилів списків, таких як "Маркер", "Нумерований" та "Багаторівневий список". Вибравши потрібний стиль, можна значно змінити вигляд списку. Також можна змінити розміри та форму маркерів пунктів списку, їх колір та шрифт.
Додатково можна додати або видалити відступи, які дають змогу змінити відступи ліворуч і праворуч від списку. При цьому можна збільшити або зменшити відступ, а також вирівняти текст по горизонталі. Це дозволяє створювати списки з різними відступами для досягнення потрібного ефекту під час візуального представлення інформації. Крім того, можна змінити інтервали між пунктами списку, зробивши їх більшими або меншими для більш щільного або розрідженого розташування.
Ви також можете змінити вирівнювання тексту всередині пунктів списку. Word пропонує можливість вирівнювання тексту по лівому, правому чи центральному краю пункту списку. Це корисно, якщо потрібно створити список з різними вирівнюваннями для демонстрації різних рівнів важливості або структури.
Зміна зовнішнього вигляду автоматичних списків у Microsoft Word дозволяє більш ефективно та наочно представляти інформацію, створюючи список з урахуванням візуальних уподобань та вимог. Це робить документ більш зручним для читання та розуміння, особливо під час роботи з великою кількістю пунктів та підпунктів у списку.